Legal Case Management
Unternehmensweites, zentrales Management von Rechtsvorfällen mit Workflow-Unterstützung zur strukturierten Informationsverwaltung

Methodische und technische Herausforderungen

Öffentlich bekannte Compliance Problemfälle sowie zahlreiche Gerichtsvorfälle zu medienwirksamen Themen haben in vielen Konzernen zu einem strukturierten Ansatz für die zentrale Verwaltung von Gerichtsvorfällen geführt. Hierbei führen Unternehmen eine standardisierte Dokumentation zu jedem Gerichtsvorfall in einer zentralen Datenbank um diese Vorfälle zentral Auswerten und nach verschiedenen Kriterien Analysieren zu können.

Dezentrale Organisationsstrukturen
Eine große Herausforderungen beim Legal Case Management sind weit verteilte Organisationsstrukturen im Konzern. Aus den komplexen Organisationsstrukturen (mit Teilkonzernen, Gesellschaften, Business Units, etc.) ergibt sich fast zwangsläufig eine hohe Anzahl von Benutzern die die Fälle erfasst und später für die Verwaltung und Nachverfolgung verantwortlich sind. Dies stellt hohe Anforderungen an das Berechtigungsmanagement eines LCM Systems.

Zu berücksichtigender legislativer Kontext und deren Auswirkung auf die interne Organisation
Konzerne müssen mit Engagement in internationalen Märkten Legal Cases höchst verschiedener Rechtsnormen des Verfahrensrechtes verwalten. Dabei können verschiedene Faktoren wie die zu erfassenden Informationen und einzuhaltende Fristen eine Rolle spielen. Noch tragender werden diese Unterschiede vor dem Hintergrund verschiedener interner Entscheidungskompetenzen und Verantwortlichkeiten. Idealerweise werden Entscheidungsprozesse direkt im System verwaltet und durchgesetzt. So werden Inkonsistenzen und Mehrfachaufwände vermieden und die Verantwortlichen erhalten zeitnah Informationen über den aktuellen Status von Entscheidungsprozessen. Aus diesem Grund müssen Systeme zum Legal Case Management sehr flexibel sein um den internen organisatorischen Anforderungen und den Anforderungen die sich aus den verschiedenen Rechtsnormen ableiten Rechnung zu tragen.

Zentrales wie dezentrales Reporting nach unterschiedlichsten Informationsbedürfnissen
Die so erhobenen Informationen und getroffenen Entscheidungen müssen anschließend für die Verantwortlichen in den Organisationseinheiten sowie für die Verantwortlichen im Konzern aufbereitet werden. Die Herausforderungen hierbei sind dass die Informationsbedarfe je nach Ansatz des LCM sehr verschieden sind. Zudem benötigen die verantwortlichen Anwälte in den Organisationseinheiten Auswertungen auf operative Informationen wie die Anzahl der offenen Fälle, abgeschlossenen Fälle sowie eine Kategorisierung nach Kritikalität. Die Anwälte die das LCM auf Konzernebene benötigen Informationen in stark aggregierter Form.

Lösungsbeschreibung

Die GRC-Suite risk2value® beinhaltet einen standardisierten Ansatz zum zentralen Management und der Dokumentation konzernweiter Gerichtsvorfälle.

• risk2value® ermöglicht eine flexibles Abbildung der Konzernstrukturen sowie der Verantwortlichkeiten für Legal Cases. So können auch verteilte Organisationsstrukturen detailliert abgebildet und die Legal Cases genau zugeordnet werden. Auch Berechtigungsverhältnisse zum Zugriff auf einzelne Legal Cases verwalten sich in dieser Organisationsstruktur automatisch.
• risk2value® wurde als Web Applikation konzipiert um den dezentralen Einsatz bei großen Benutzerzahlen und in heterogenen IT-Landschaften so einfach wie möglich zu gestalten. Für den Zugriff ist lediglich ein aktueller Browser nötigt. Auch die für ein LCM nötigen komplexen Verantwortlichkeiten und Pflichten der Anwälte im Konzern können mit risk2value® abgebildet werden. Hierfür wird ein Gruppen und Rollen Berechtigungskonzept verwendet welches Ihnen größtmögliche Flexibilität bietet. Diese Faktoren minimieren den Aufwand für alle Beteiligten in der Wartung, Updates und Verwaltung des Systems.
• Für die Erfassung der legal Cases bietet risk2value® die Möglichkeit Templates anzulegen, in welchen festgelegt wird welche Informationen für diese Legal Cases erfasst werden sollen. Außerdem können hier Benachrichtigungen und Entscheidungs Workflows konfiguriert werden um das Tracking der Legal Cases zu vereinfachen. Hier können auch Zeitgesteuerte Workflows verwendet werden um die Einhaltung von Fristen sicherzustellen. Bereits bestehende oder in anderen Systemen erfasste Legal Cases können über eine XML Schnittstelle in risk2value® importiert werden.
• Für einen Überblick über die aktuelle Situation bietet Ihnen risk2value® die Live Reports. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Legal Reports und ihre Zuordnung im der Organisationsstruktur in eine Reporting-Datenbank zu exportieren. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre Berichte genau nach den Informationsbedarfen der verschiedenen Verantwortlichen im Konzern und in den Organisationseinheiten anzupassen.
  

Key Points

• Abbildung kundenspezifischer Templates zur Dokumentaton von Legal Cases
• Dezentrale Erfassung von Legal Cases über den Web Browser
• Workflowgestütztes Management der Legal Cases (Email-Notifikationen, Freigabe-Workflows)
• Automatiche Historisierung von Informationen / Bewertungen
• Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
• Einfaches und hochqualitatives Reporting
• Einfach Intgration des aktuellen Status der Legal Cases in ein Dashboard

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